DIŞ EKONOMİK İLİŞKİLER KURULU
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN
TOPLANTI/ETKİNLİK/ORGANİZASYON KATILIMCILARI AYDINLATMA METNİ
1. Amaç
Dış Ekonomik İlişkiler Kurulu ("DEİK" veya"Kurum"), toplantı, etkinlik ve organizasyon katılımcılarına ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır.
Toplantı/etkinlik/organizasyon katılımcısı olmanız sebebiyle Kurumumuza bildirdiğiniz/bildireceğiniz ve/veya Kurumumuzca haricen herhangi bir yoldan temin edilen kişisel verilerinizin DEİK tarafından "Veri Sorumlusu" sıfatıyla,
- İşlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
- Kurumumuza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
- KVKK'da öngörülen şartlarla işleneceğini bildiririz.
Aydınlatma Metni ile DEİK tarafından yürütülen faaliyetlerin KVKK'da yer alan ilkelerle uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.
2. Toplantı/Etkinlik/Organizasyon Katılımcılarının Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü
DEİK,kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni'nde belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir. Kişisel verilerinizin işlenme amacında herhangi bir değişiklik olması halinde işbu Aydınlatma Metni DEİK tarafından güncellenerek ayrıca yayınlanacaktır.
DEİKtarafından toplanan ve kullanılan, toplantı, etkinlik ve organizasyon katılımcılarına ait kişisel veriler özellikle şunlardır:
- Ad-soyad, adres, cinsiyet, doğum yeri-tarihi, eğitim bilgileri, e-posta adresi, faks, fotoğraf, cep telefonu numarası, iş telefonu numarası, ikamet edilen ülke bilgisi, çalıştığı şirket/kuruluş, imza, miles & smiles kart numarası, yabancı dil bilgisi, ses ve görüntülerin yer aldığı video, özgeçmiş bilgileri, pasaport bilgileri ve pasaport fotokopisi, plaka, TC Kimlik numarası, uyruk ve unvan.
Kurumumuz, tarafımıza ibraz etmiş olduğunuz verileri, fiziksel veya elektronik ortamda elde edilen her türlü bilgi belge ve doküman aracılığı ile ve kanunlarda öngörülen nedenlerle fiziksel veya elektronik ortamlar aracılığıyla toplamaktadır.
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz, yürürlükteki mevzuata ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun olarak aşağıdaki amaçların gerçekleştirilmesi için otomatik olan ya da otomatik olmayan yöntemlerle, açık rızanızın bulunduğu durumlarda ve KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan hükümlere uygun olarak, kanunlar tarafından açıkça öngörüldüğü hallerde, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde, Kurumumuzun hukuki yükümlülüklerine yerine getirmesi amacıyla, bir hakkın tesisi, kullandırılması veya korunması amacıyla veya ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla DEİK'in meşru menfaatleri gereği işlenmektedir.
Kişisel verileri işleme amaçları aşağıdaki şekilde olup, Kurum politikaları ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimiz doğrultusunda güncellenebilecektir:
- Etkinlik/organizasyon katılımcıları için ulaşım ve konaklama süreçlerinin yürütülmesi,
- Etkinlik ve organizasyonların düzenlenmesi ve davet gönderilmesi,
- Heyet toplantılarının organize edilmesi,
- Sanal/online platformlarda düzenlenen toplantı/seminer/webinar/tanıtım/buluşma gibi etkinliklere katılım sağlanması, ilgili işlemlerin yürütülmesi ve kullanılan uygulama ve platformların yönetilmesi,
- Basın, haber ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve sosyal medya/kamuoyu duyurularının yapılması,İletişim süreçlerinin yürütülmesi ve iletişim bilgilerinin güncellenmesi,
- İş forumları, devlet kurumları ziyaret ve etkinliklerinin düzenlenmesi ve yönetilmesi,
- AB kurumları ile toplantı süreçlerinin yürütülmesi,
- Yürütme kurulu üyeleri arasında iletişimin ve bilgi paylaşımının sağlanması
amacıyla işlenmektedir.
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.
4. Kişisel Verilerin Üçüncü Kişilere Aktarılması
Kişisel veri aktarımlarında uygulanacak usul ve esaslar KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olup, ilgili kişinin kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri yurt içinde bulunan üçüncü kişilere aktarılabilmektedir.
Kişisel verileriniz, AB kurumları ile yapılan toplantılar nedeniyle şeffaflık kuralları ve güvenlik gerekçesiyle yurtdışındaki ilgili kurum ve kuruluşlara, talep halinde bilgi verilmesi amacıyla heyet toplantısına katılacak üyeler ve diğer katılımcılara, yürütme kurulu üyelerinin iş yapabilmesi için bilgi paylaşılması amacıyla yürütme kurulu üyeleri, resmi kurum ve kuruluşlar ve yurtdışı muhatap kurumlara, iş forumları/resmi kurum ziyaretleri gibi etkinliklerin organize edilmesive yürütülmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışındaki ilgili resmi kurumlara, etkinlik ve organizasyon süreçlerinin yürütülmesi kapsamında ulaşım ve konaklama işlemlerinin yapılması amacıyla ilgili tedarikçi firmaya, sanal/online platformlarda düzenlenen toplantı/seminer/webinar/tanıtım/buluşma gibi etkinliklere katılım sağlanması, ilgili işlemlerin yürütülmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışındaki etkinlik katılımcılarına, basın, haber ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve sosyal medya/kamuoyu duyurularının yapılması amacıyla yurtiçi ve yurtdışındaki basın, sosyal medya platformları ve kamuoyuna ve sunucu hizmeti alınması nedeniyle yurtiçi ve yurtdışında bulunan sunuculara aktarılmaktadır.
5. Sahip Olduğunuz Haklar
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, DEİK'e başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz:
a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c. Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
e. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
f. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g. İşlenen kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
h. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.
DEİK, KVKK'dan doğan taleplerinizi "İlgili Kişi Başvuru Formu" aracılığıyla gerçekleştirecektir. DEİK,KVKK'nın 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.
İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Kurumumuz tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır.
FOREIGN ECONOMIC RELATIONS BOARD OF TURKEY
CLARIFICATION TEXT FOR THE PARTICIPANTS OF THE MEETINGS / EVENTS / ORGANIZATIONS
ON THE PROTECTION AND PROCESSING OF PERSONAL DATA
1.Purpose
The Foreign Economic Relations Board of Turkey ("DEİK" or "Institution") aims to process personal data of participants meetings, events and organizations in accordance with the provisions of the Personal Data Protection Law ("KVKK") No 6698 and other applicable legislation.
We would like to hereby inform you that your personal data that you have notified / will notify to our Institution and / or that are obtained by any other means by our Institution externally based on the grounds of you being a participant of the meeting / event / organization will be processed by DEİK in its capacity as a "Data Controller",
- Within the framework of the purpose that requires processing thereof and in connection with, limited to and to the extent of such purpose,
- By ensuring protection of the accuracy and the latest form of personal data as you have notified to or as they have been notified to our institution,
- Pursuant to the conditions stipulated in KVKK.
The purpose adopted by this Clarification Text is performance and development of the activities carried out by DEIK in accordance with the principles contained in the KVKK.
2.Collection of Personal Data of the Participants of the Meetings / Events / Organizations and Procedure Thereof
DEIK will process your personal data for the purposes specified in this Clarification Text. In the event that there is any change in the purpose of processing your personal data, this Clarification Text will be updated and published separately by DEIK.
The personal data collected and used by DEİK, belonging to the participants of meeting, event and organization, are, in particular, as follows:
- Name-surname, address, gender, place - date of birth, educational background, e-mail address, fax, photograph, mobile phone number, business phone number, information on the country of residence, company / organization of employment, signature, miles & smiles card number, foreign language information, video with audio and images, background information, passport information and copy of passport, license plate, TR ID number, nationality and title.
Our institution collects the data you submit to out party through all kinds of information, documents and files obtained in physical or electronic environment and through physical or electronic media for the reasons stipulated by laws.
3.Purposes of Processing of Personal Data and Legal Basis Thereof
Your personal data shall be processed in accordance with the current legislation in force and Personal Data Protection Law, for performance of the following purposes by automatic or non-automatic means, in cases where you have provided your explicit consent and in accordance with the provisions of Articles 5 and 6 of the KVKK and in the events explicitly stipulated by law, in cases where it is required to process personal data of the parties of the contract, provided that it is directly related to the establishment or execution of a contract in order to fulfil the legal obligations of our Institution, for the purpose of establishing, exercising or protecting a right or for not causing harm to the fundamental rights and freedoms of the data subject as required by legitimate interests of DEIK.
The purposes of processing personal data are as follows, and can be updated in line with the policies of the Institution and our obligations arising from legislation;
Your personal data are processed for the following purposes:
- Carrying our processes of transportation and accommodation for the participants of event / organization,
- Organizing events and activities and sending invitations,
- Organizing board meetings,
- Participating in events such as meetings / seminars / webinars / promotions / meet - ups organized on virtual / online platforms, carrying out related activities and managing the applications and platforms used,
- Carrying out processes of press, news and communication and making social media / public announcements, performing processes of communication processes updating contact information,
- Organizing and managing business forums, visits to and events of government agencies,
- Performing processes of meetings with EU institutions,
- Ensuring communication and sharing of information among executive board members.
Your personal data will be stored for a reasonable period of time specified in the relevant legislation or until the expiry of the purpose of processing or the legal period of limitation.
4.Transfer of Personal Data to Third Parties
The procedures and principles to be applied in transfer of personal data are regulated in Articles 8 and 9 of the KVKK, and the personal data and special category personal data of the data subject can be transferred to third parties in the country.
Your personal data shall be transferred to the relevant institutions and organizations abroad on the grounds of transparency and security due to the meetings held with EU institutions, and to the members and other participants who will attend the board meeting in order to provide information when required, and to the members of the executive board, governmental bodies and organizations and relevant institutions abroad in order to share information for the purpose of allowing the members of the executive board to carry out operations, and to the relevant governmental bodies in the country and abroad for the purpose of organizing and conducting activities such as business forums / visits to government agencies, and to the relevant supplier company for the purpose of carrying out the procedures of transportation and accommodation within the scope of performing of processes of events and organization, and to the participants of the events in the country and abroad for participating in events such as meetings / seminars / webinars / promotions / meet - ups organized on virtual / online platforms and carrying out related activities, and to the press, social media platforms and public within the country and abroad for the purposes of carrying out processes of press, news and communication and making social media / public announcements, and to the servers within the country and abroad due to the server services received.
5.Right to which You Are Entitled
Pursuant to Article 11 of the KVKK, you can apply to DEIK and make requests on the following issues regarding your personal data:
- to learn whether your personal data are processed or not,
- to demand for information as to your personal data have been processed,
- to learn the purpose of the processing of your personal data and whether these personal data are used in compliance with the purpose,
- to know the third parties to whom your personal data are transferred in country or abroad,
- to request the rectification of the incomplete or inaccurate data, if any, and to request notification of any operations carried out within this scope to third parties to whom the personal have been transferred,
- to request the erasure or destruction and or anonymization of your personal data in the event of termination of the conditions requiring processing of such data and to request notification of any operations carried out within this scope to third parties to whom the personal have been transferred,
- to object to the occurrence of a result against the data owner himself/herself by analysing the data processed solely through automated systems,
- to claim compensation for the damage arising from the unlawful processing of your personal data.
DEIK will fulfil your requests arising from KVKK through the "Data Subject Application Form". DEIK will finalize your application requests free of charge within no later than 30 (thirty) days based on the nature of the request, in accordance with Article 13 of the KVKK. In the event that the request is rejected, the reason(s) of rejection will be notified to you in writing or electronically with justification.
This Clarification Text can be revised by our Institution when deemed necessary. In the event of any revision made, you will be informed accordingly.
